- מכתבי תודה אפשר לשלוח לא רק ללקוחות שלכם אלא גם לאלה שאתם לקוחות שלהם. למה לא לשלוח מכתב תודה למנהל מכבסה לניקוי יבש כאות תודה על ניקוי איכותי של הבגדים. מה דעתכם, האם יש סיכוי שהמנהל הזה יהיה לקוח שלכם ? אם יש, האם סיכוייכם לשיתוף פעולה בעתיד ישתפרו. הרי בשבילו מכתב שלכם הוא מכתב המלצה. וכמה המלצות נותנים בזמננו בצורה יזומה, מבלי שהמוכר ביקש זאת. ואולי מכתבכם הוא המכתב היחיד במשך שנים מספר.
אני לא לוקח בחשבון את הבעת תודה בשיחה אישית או בשיחה טלפונית. הרי מנהל כלשהו לא יראה פלטי שיחות טלפוניות עם הלקוח הוותיק שלו ששיבח את ארגונו של המנהל ללקוחות פוטנציאליים. לעומת זאת אין דבר פשוט יותר ויעיל יותר מאשר להוציא את המכתב מהתיק ולהראותו. - שיטות הדפוס החדשות מאפשרות להכין מעטפות שונות עם טקסטים ועיצובים גראפיים מגוונים, גלויות שונות. המחיר - עד 1 שקל ללא דמי משלוח. לאחר מכן אתם לוקחים גלויה, רושמים כתובת וכותבים כמה שורות. חותמים והגלויה מוכנה למשלוח. כל העניין 5-7 דקות, לא יותר. אבל איזה רושם !
- תרתמו לכתיבת מכתבי תודה עובדים אחרים של הארגון, במיוחד את אלה שעובדים ישירות עם לקוחות. הם יכולים לעשות זאת, במקום להתבטל, לפחות פעם ביום. קל מאוד לבדוק זאת, פשוט בזמן משלוח מכתבים.
- לבד מהבעת תודה מילולית אפשר להודות גם בדרך אחרת. אפשר, למשל, לצרף למכתב קופון הנחה, מידע מועיל, כתבה מעיתון או כל דבר אחר שתמצאו לנכון.
- אין זה מזיק לשים למעטפה כרטיס ביקור או מספר כרטיסי ביקור, כדי שהמקבל יוכל להתחלק בכרטיסי הביקור שלכם עם אחרים.
- קחו כרטיס ביקור של הלקוח שלכם, תגדילו אותה ע"ג נייר קשיח. תגזרו בצדדים כדי לקבל צורה שנחוצה לכם ותשתמשו בצד הנקי כבנייר מכתבים.
- אתם יכולים לשלוח פקס, כתחליף למכתב, ורק במקרה קיצוני לשלוח דואר אלקטרוני. זה צריך להיות מאוד פשוט, לקבל את המכתב מכם ולקרוא אותו ובהמשך לתת לקרוא אותו לאחרים. ככל שזה פשוט יותר כך טוב יותר בשבילכם.
- אפשר להגיע להסכם לגבי הנחות כאשר אתם שולחים כמויות, גם אם לא גדולות מאוד, של מכתבים שממוענים לאזור מסוים, באותה עיר למשל. אפשר גם להשתמש בשליחים משלכם ואולי בשליחים של חברה אחרת.
חוץ מהסיבות שפורטו לעיל לכתיבת מכתבי תודה קיימות גם סיבות הבאות:
- ימי הולדת.
- חגים.
- הבעת התנצלות.
- מידע על שינויים.
- ברכות לרגל קידום.
- סיכומי ביקור או שיחה טלפונית.
- ברכות לרגל עסקה ראשונה, שנייה וכו'.
- תגובה לכתבה מסוימת.
- תודה על המלצה.
- אחרי סירוב סופי לעסקה.
- תודה עבור שרות שניתן.
- אחרי חתימת חוזה.
- לאור יובל של עבודה משותפת וכו'.
המאמר נכתב ע” אלי שביט מנהל הפרוייקטים : פרסום באינטרנט , שיווק באינטרנט , אינדקס עסקים , סטראטאפ - הקמת עסק
